Conditions générales de participation aux activités

L’association Les Ailes du désir a pour but de promouvoir l’art contemporain et de développer l’éducation artistique par l’organisation de manifestations, d’expositions, de sorties et de visites culturelles, de rencontres avec des artistes et de voyages à but culturel, artistique et pédagogique.

Seuls les adhérents à jour de leur cotisation peuvent participer aux activités proposées par l’association.

Pour ses activités, l’association met l’accent sur les finalités culturelles et artistiques, et laisse toute liberté aux participants pour organiser à leur gré le temps laissé disponible hors les visites programmées. En conséquence, il leur est vivement conseillé de s’organiser de manière autonome et de se munir des documents nécessaires (plan, guide…).

L’objectif de l’association se limite à proposer visites et rencontres avec des artistes et à organiser les conditions matérielles pour permettre au public le plus large possible de participer, en particulier sur le plan financier :

  • transport sur les lieux de visites en bénéficiant de tarifs de groupe, co-voiturage,
  • hébergement collectif en chambres doubles, triples ou quadruples : hôtels simples, auberges de jeunesse ou centres de séjour,
  • mise à disposition de cartes de transport en commun,
  • pas de service de restauration à l’exception du petit-déjeuner.

Inscriptions

Dans un souci de qualité pédagogique, le nombre de participants peut être limité ; l’adhésion à l’association n’ouvre pas un droit systématique à participer aux voyages, sorties et visites, mais les adhérents sont informés en priorité ; les inscriptions sont enregistrées par ordre d’arrivée, elles sont closes sans préavis dès le nombre de participants atteint. Les inscriptions parvenues après la clôture des inscriptions constituent une liste d’attente. Les inscriptions par mail sont prises en compte sous réserve de confirmation par la réception de l'acompte dans les 4 jours.

Les mineurs de moins de 14 ans ne peuvent participer aux activités qu’accompagnés par un adulte, parent, tuteur ou désigné comme tel par l’autorité parentale. Les mineurs de plus de 14 ans peuvent exceptionnellement participer seuls aux activités, mais doivent fournir une autorisation parentale.

L’inscription n’est effective qu’à compter de la réception de la contribution financière ou de l’acompte, et du bulletin d’inscription.

Les bulletins d’inscription avec le descriptif de l’activité proposée sont envoyés aux adhérents par courriel, puis mis en ligne et téléchargeables sur le site de l’association. Le bulletin d’inscription doit être rempli avec précision (en particulier, état civil exact exigé pour les voyages internationaux en avion), et signé pour attester la connaissance des conditions générales.

Le règlement de l’adhésion est distinct de la participation financière demandée pour les activités, voyages ou visites : merci de transmettre des chèques séparés.

Pour les voyages, les chèques-vacances sont acceptés en règlement de la participation financière ; un paiement échelonné en 3 chèques maximum peut être envisagé en accord avec le bureau de l’association, les chèques sont alors encaissés dans la première semaine des mois suivants.

L'association se réserve le droit d'annuler ou de modifier les conditions d'un voyage en fonction du nombre de participants, d’une augmentation excessive du coût des prestations ou en cas de force majeure.

Assurance

L’association bénéficie d’une assurance responsabilité civile pour ses adhérents, qui prend en compte l’assistance et le rapatriement des participants dans le cadre des activités qu’elle propose.

Pour les voyages, l’association souscrit une assurance annulation individuelle pour l’ensemble des participants, le coût de cette option est inclus dans la participation demandée : la garantie de remboursement des sommes engagées pourra être mise en œuvre dans tous les cas où l’annulation aura été justifiée par :

Le décès du participant, de son conjoint ou concubin, de ses ascendants ou descendants, frères, sœurs, de la personne figurant sur le même bulletin d’inscription,
Une maladie médicalement constatée ou un accident corporel entraînant l’impossibilité de quitter la chambre pendant une durée minimum de 8 jours,
La destruction accidentelle des locaux professionnels ou privés occupés par le participant et nécessitant sa présence sur les lieux du sinistre le jour du départ,
Le licenciement économique du participant, de son conjoint ou concubin.

La garantie prend effet à compter de l’inscription au voyage ou séjour, elle ne s’exerce pas au cours du voyage.

Le participant ou son ayant-droit est tenu d’aviser l’association dans les 10 jours suivant la survenance de l’événement.

Pour les visites collectives, l’association n’assure que la mise en relation des participants avec les prestataires, chacun restant responsable de son billet de transport, de son hébergement et de ses tickets de visite : en cas d’annulation, c’est au participant de faire valoir ses droits à remboursement auprès des prestataires.

Annulation

Sauf en cas d’assurance annulation, les frais d’inscription des participants qui annulent leur voyage ne sont remboursables qu’au-delà des sommes engagées par l’association : frais non remboursables par le prestataire (avion, train, hôtel si annulation tardive) et quote-part des frais fixes ; dans la mesure du possible, l’association essaie de limiter ces frais en remplaçant le participant défaillant.

Droit à l'image et communication

L’adhésion à l’association suppose un soutien aux valeurs et orientations qu’elle défend : en conséquence, l’adhérent autorise l’association à utiliser tout document où il serait représenté, photo, vidéo, texte, pour favoriser l’information et la visibilité (presse, site…), étant entendu que cet usage sera limité à l’association elle-même.

Les coordonnées des participants à une activité peuvent être transmises aux autres participants pour faciliter les conditions de l’activité (co-voiturage, trajet en commun…). En aucun cas, elles ne seront transmises à un tiers ; les informations émanant de tiers et que l’association juge utiles de transmettre à ses adhérents seront communiquées par ses soins.

Dans le souci de réduire les frais généraux et donc la participation financière demandée aux participants, l’association a choisi de privilégier le courrier électronique et le site web comme modes de communication ; les participants sont donc invités à relayer l’information auprès des adhérents qui ne disposent pas d’accès internet.

Accompagnateurs - animation

Les accompagnateurs sont les bénévoles de l’association qui ont organisé la sortie ou le voyage et qui s’occupent des questions matérielles, des relations du groupe et de l’animation sur place ; ils ne paient pas leur voyage en totalité ou en partie mais ne peuvent prétendre à aucune rétribution.

L’animation des activités repose sur un principe de formation mutuelle par les participants eux-mêmes ; si l’association s’efforce de réunir à leur intention des documents d’information, elle ne propose pas de visites guidées ou de guides conférenciers, mais fait confiance aux possibilités de chacun pour trouver dans les œuvres les références personnelles et les points de repère nécessaires, et pour les partager avec l’ensemble du groupe. C’est pourquoi les adhérents, et particulièrement les bénévoles membres du conseil d’administration, auront à cœur de favoriser la convivialité et les échanges lors des sorties et voyages.